Dyrektor Instytutu Ekspertyz Medycznych w Łodzi zatrudni osobę na stanowisko kierownika działu organizacyjnego i zamówień publicznych. Zatrudnienie w ramach umowy o pracę, pełny etat, wynagrodzenie zasadnicze brutto 8000 zł, praca w dni robocze (poniedziałek – piątek) w godz. 8.00-16.00, dostępny 1 etat.
Miejsce pracy: Łódź.
Wymogi konieczne:
– obywatelstwo polskie,
– pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,
– niekaralność za przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
– wykształcenie wyższe,
– 7-mio letni staż pracy, w tym 2 lata na samodzielnym stanowisku,
– biegła znajomość przepisów prawa zamówień publicznych oraz aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustawy PZP,
– znajomość ustawy o finansach publicznych, ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz ustawy kodeks cywilny, przepisów prawa pracy,
– doświadczenie w tworzeniu planu zamówień i postępowań oraz sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych,
– umiejętność obsługi pakietu Office,
-znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym,
– komunikatywność,
– dyspozycyjność,
– prawo jazdy kat. B,
– umiejętność pracy pod presją czasu,
– mile widziane doświadczenie zawodowe w placówkach administracji publicznej.
Zakres zadań:
– obsługa procesu zlecania przez Instytut prac naukowo-badawczych oraz recenzji osobom niebędącym pracownikami Instytutu, zwanych dalej „wykonawcami zewnętrznymi”, w tym:
· przygotowywanie wykazu wykonawców zewnętrznych, których przedmiot zainteresowania naukowego oraz dorobek naukowy obejmuje tematykę pracy naukowo-badawczej w Instytucie,
· prowadzenie rozmów i korespondencji z wykonawcami zewnętrznymi oraz recenzentami,
· przygotowanie dokumentacji i wykonywanie innych czynności niezbędnych do zgodnego z obowiązującymi przepisami i transparentnego przeprowadzenia procedury wewnętrznej wyłonienia wykonawcy zewnętrznego do zrealizowania prac naukowo-badawczych,
– współpraca podczas przygotowywania dokumentacji, o której mowa powyżej, z innymi komórkami organizacyjnymi Instytutu, w tym z Działem Finansowym,
– zbieranie i opracowywanie informacji o przebiegu realizacji prac naukowo-badawczych prowadzonych przez wykonawców zewnętrznych, w tym:
· uzyskiwanie informacji niezbędnych dla oceny prac naukowo-badawczych wynikających z umowy zawartej z wykonawcą zewnętrznym,
· prowadzenie wykazu prac naukowo-badawczych realizowanych przez wykonawców zewnętrznych, zawierającego informacje o zgodności przebiegu badania z uzgodnionymi w umowie etapami,
– udzielanie kierownikom zakładów wsparcia i pomocy w realizacji nałożonych na nich zadań, w tym w szczególności dotyczących:
· zbierania i opracowywania informacji o przebiegu realizacji prac naukowo-badawczych,
· prowadzenia dokumentacji działalności zakładu,
· prowadzenia kalendarza posiedzeń naukowych zakładów, seminariów, konferencji oraz pomocy w ich organizacji,
– wykonywanie we współpracy z kierownikami zakładów prac pomocniczych związanych z realizacją obowiązków Dyrektora, w tym w szczególności:
· zbieranie i opracowywanie informacji na temat działalności i realizacji prac naukowo-badawczych Instytutu,
· zbieranie i opracowywanie informacji zewnętrznych istotnych dla Instytutu,
· przygotowywanie dokumentów i udział w spotkaniach związanych ze współpracą między Instytutem a innymi instytucjami (w tym współpraca międzynarodowa),
· pomoc w opracowywaniu regulaminów i wewnętrznych aktów normatywnych,
– wypisywanie poleceń wyjazdu służbowego oraz prowadzenie rejestru wystawionych poleceń wyjazdu służbowego,
– prowadzenie rejestru umów zawartych przez Instytut,
– prowadzenie ewidencji sprzedaży wydawnictw,
– wykonywanie, we współpracy z Dyrektorem oraz kierownikami zakładów, czynności pomocniczych związanych z procesem publikacji prac badawczych oraz dokumentowanie prac rozwojowych realizowanych w Instytucie,
– prowadzenie ewidencji wydanych do użytku służbowego pieczęci imiennych,
– prowadzenie rejestru wydanych przez Dyrektora zarządzeń oraz monitorowanie ich terminowej realizacji,
– prowadzenie rejestru wydanych przez Dyrektora upoważnień,
– prowadzenie systemu obiegu ewidencji, gromadzenia, przechowywania i archiwizacji dokumentów, w tym centralnych rejestrów i upoważnień i pełnomocnictw, aktów prawa i innych dokumentów wewnętrznych, umów z osobami prawnymi i fizycznymi oraz faktur,
– prowadzenie całokształtu spraw związanych z administracją kadrową, w tym:
· opracowywanie i aktualizacja, w uzgodnieniu z Działem Finansowym, rocznego planu zatrudnienia i rocznego funduszu płac,
· realizowanie polityki zatrudnieniowej zgodnie z ustaleniami Dyrektora i przepisami prawa pracy,
· tworzenie i obsługa centralnych rejestrów umów o pracę, dokumentacji i kartotek osobowych pracowników,
· terminowe przekazywanie do Działu Finansowego decyzji dotyczących części składowych płac wynikających ze stosunku pracy,
· organizowanie wstępnych i okresowych badań lekarskich pracowników,
· wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dla pracowników,
– przygotowanie dokumentacji niezbędnej do sporządzania list wynagrodzeń, premii i nagród oraz planów urlopów i nadzorowanie ich realizacji,
– administrowanie środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
– współpraca z Działem Finansowym przy opracowywaniu dokumentów związanych z zakupami i zamówieniami realizowanymi przez Instytut,
– administrowanie siecią komputerową, dostępami do zasobów i pomieszczeń,
– konserwacja sprzętu i utrzymywanie porządku w pomieszczeniach,
– opracowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z zakupami i zamówieniami realizowanymi przez Instytut,
– ewidencja, gromadzenie i przechowywanie kopii umów i faktur związanych z realizacją zakupów towarów i usług na potrzeby działalności administracyjno-gospodarczej Instytutu,
– dokonywanie drobnych zakupów na rzecz Instytutu.
Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie listu motywacyjnego i CV na adres mailowy: iem@iemlodz.pl
W CV prosimy o zamieszczenie klauzuli:
wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Instytut Ekspertz Medycznych w Łodzi w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko oraz na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych.*
*w przypadku braku zgody na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji tekst usunąć